O espaço de trabalho e a forma de operação das empresas estão passando por grandes transformações com o surgimento de novas tecnologias. O ambiente de trabalho do futuro é o escritório virtual, que possibilita equipes móveis exercerem suas atividades em qualquer lugar e por meio dos mais variados dispositivos.
O novo posto funciona com uma espécie de filial das companhias, apoiado pela mobilidade, ferramentas de produtividade e de colaboração em grupo, fornecidas na modalidade de software como serviço (SaaS) em Cloud Computing (Computação em Nuvem).
Com a disseminação dos dispositivos móveis, das ofertas de SaaS e infraestrutura como serviço (IaaS) em Nuvem, o escritório virtual está cada vez mais próximo das empresas. Esses projetos atendem grandes companhias e também pequenos empresários, que muitas vezes não têm condições de investir em instalações físicas para colocar seu negócio em operação. O objetivo desse post é explicar como funcionam esses novos ambientes de trabalho, tendências e dar dicas de como você pode investir nessa ideia com serviços em SaaS.
Os rumos do escritório virtual
Um estudo da Citrix chamado “Workplace of the Future” prevê que até 2020 as empresas reduzirão em quase um quinto a estrutura física por causa do crescimento da adoção de escritório virtual. O levantamento foi realizado em 19 países ao redor do mundo com 1,9 mil executivos de Tecnologia da Informação (TI).
Os entrevistados revelaram que as empresas estão reformulando seus ambientes físicos para deixá-las mais atraentes, inspiradoras, incentivar a colaboração entre equipes e permitir o trabalho remoto com produtividade, que é uma tendência global.
De acordo com o estudo, os locais físicos das empresas terão menos pessoas em 2020 por conta de uma maior aceitação dos estilos móveis de trabalho. Uma parte dos colaboradores será distribuída pelo escritório virtual, que está sendo projetado para tornar seus usuários 100% digitais com acesso em Nuvem de todas as ferramentas que precisam.
É claro que esse modelo se aplica a funcionários de toda a empresa. O uso de escritório virtual atende executivos de negócios, times de força de vendas, consultores, profissionais de TI, de suporte técnico, publicidade etc. A invenção do escritório virtual passa também pela estratégia de redução de custos com aluguel de espaço físico e manutenção das operações tradicionais.
O que é um escritório virtual
A proposta do escritório virtual é fazer a migração para a Nuvem da estação de trabalho física usada pelo funcionário na sede. O sistema possibilita ao usuário ter em seu desktop, notebook, tablet ou smartphone as mesmas aplicações acessadas na empresa. Não importa se ele está em casa, hotel, café ou na sala de espera do aeroporto.
A vantagem do escritório virtual é que o profissional ou executivo de alto escalão conseguem tomar decisões de negócios mais rapidamente. Para isso, é necessário o uso da mobilidade e ferramentas fornecidas pela Cloud Computing.
Em algumas empresas, os projetos de escritório virtual estão sendo impulsionados pelo trabalho em home office. Nesse formato, os funcionários têm flexibilidade para realizar suas funções de casa. Porém, há situações em que o escritório virtual é montado para atender equipes móveis como executivos em viagem constante e a força de vendas, que está sempre em movimento.
Existem ainda os casos de pequenos empreendedores e startups (empresas recém-criadas) que optam pelo escritório virtual por questão de custos. Eles não possuem instalações físicas e quando precisam fazer reuniões presenciais com equipes ou clientes alugam algum espaço de cowork, escritórios físicos compartilhados e alugados sob demanda.
Dicas de tecnologias para o escritório virtual
Veja a seguir as nossas dicas de tecnologias para projetar o escritório virtual de sua empresa, que podem ser contratadas em Nuvem pelo modelo de software como serviço (SaaS), oferecendo mais produtividade e segurança dos dados estratégicos de negócios.
Ferramentas de produtividade
Uma das principais ferramentas para o funcionamento do escritório virtual é a entrega dos aplicativos do pacote Office aos usuários. Entre as opções fornecidas em Nuvem, está o Office 365 da Microsoft. O serviço para empresas contempla versão Web dos aplicativos e-mail Outlook, processador de texto Word, planilha Excel e o software para apresentações PowerPoint, entre outros recursos.
Além de oferecer os aplicativos de produtividade para escritório, o Office 365 em Nuvem inclui serviços como webconferência do Skype for Business e e-mail hospedado no Exchange Online para empresas. Faz parte ainda do pacote armazenamento de dados em Nuvem pelo OneDrive for Business.
Comunicação e colaboração
É necessário entregar aos colaboradores móveis e aplicações para que possam se conectar e interagir com outras equipes remotas, aproveitando as facilidades da Internet. Entre essas ferramentas estão o serviço de e-mail, com listas de contatos dos clientes, agendas e serviços de mensagem instantânea para comunicação em tempo real.
Reuniões virtuais
Constantemente, o escritório virtual terá de se conectar com a sede da empresa ou com outras equipes e precisará operar equipado com soluções para encontros virtuais, em substituição das reuniões presenciais. São soluções colaborativas que trazem aumento de produtividade e redução de custos com viagens e deslocamentos físicos.
Backup automático
É importante proteger os dados estratégicos acessados pelo escritório virtual com serviços de backup em Nuvem. O serviço faz cópia em tempo real das informações que ficam armazenadas em servidores hospedados em Cloud Computing. Caso, o usuário tenha seu equipamento furtado ou roubado, todas suas aplicações podem ser recuperadas, pois uma cópia fica salva na Internet.
Proteção contra ameaças virtuais
A Nuvem oferece soluções de segurança que detectam e bloqueiam vírus e outros programas indesejáveis para manter o escritório virtual sempre protegido.
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